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高级文秘职业化训练(颁发证书)

发表日期:2018年7月12日  本页面已被访问 3508 次

一、背景:

对高级文秘来说,没有受到过系统训练,将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作;在所从事的工作中感觉缺乏理论支持;工作中总是被动行事,不能主动掌握工作节奏;想给公司节省费用,但却不知从何处下手,如何节省;行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”。诸如以上的问题,都是每个文秘人员所面对与困惑的,如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养,成了我们必须面对与解决的课题。

 

二、课程收获

1、掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧;

2、善于处理工作中的难点,掌握待人接物的技巧,实现有效的时间管理;

3、实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接;

4、善于上传下达,掌握有效沟通的技巧;

5、学习掌握规范的商务写作技巧,提高公文写作水平;

6、学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法;

7、掌握基本的商务活动礼仪,使您适应日常商务场合的礼仪要求;

8、掌握拜访客户的必备礼节,从细微之处体现您对他人的尊重;

9、了解接待客户的礼仪细节,让您的每一位客人宾至如归。

 

三、培训特色:

以互动、情景式培训见长,注重受训人员的感悟及参与,通过各种实际案例及管理游戏等方式充分调动参训人员的培训热情。

 

四、授课对象
     
企业中层行政管理干部和文秘工作人员,包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等

五、课程大纲

(一)企业行政文秘职业特性与素质要求

1、文秘人员的职业价值和作用

案例:秘书岗位的评价

2、企业文秘工作的基本特征 

3、文秘人员的职责与主要工作内容

案例:文秘人员的职位说明书样板

4、文秘人员的自我角色定位 

5、优秀文秘人员的胜任素质

案例分析:秘的职业发展前景与实现路径

(二)公文写作与处理实务

1公文分类 

2、公文的结构   

3、秘书文字支持应达到的要求

4、公文写作基本要领

513种常用公文模版

6常用公函

7、请示与报告、批复的写作与范例

8SMART原则与SWOT方法  

9、计划撰写注意事项

(三)会务组织与管理

1、会务分类-组织思路 

2组织阶段:会前准备、会中协助、会后整理

3、组织方法

4例会的组织  

5大型会议、展会的组织

6、如何担任会议主持人

7如何当好会议秘书?

全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

案例:大型会议及活动策划案

8、如何避免陷于会议忙碌之中?

(四)文件资料管理与运用

1、文档分类标准

2档案管理的原则      

3文档的索引

4、电子文档的保管

5名片系统管理 

6、印章的管理

研讨:如何利用档案为公司业务服务?

(五)信息档案管理

1、信息管理基本流程 

2、信息的收集整理 

3信息的传递

4、信息的储存与保密  

5保密意识与保密规则

6秘书的基本职业道德

(六)人际沟通与工作协调技巧

1、沟通对于秘书的意义

2秘书常用沟通方式之比较 

3秘书人员的沟通技巧

案例:如何听懂老板的没有说出来的意思

4、秘书让领导刮目相看、获得信任? 

5、如何与你的上司协调而不帮倒忙?

6、秘书人员如何与各种上司相处?   

7、问题:我的上级调走了怎么办?

案例:领导让我难为情,我该怎么办?

案例:如何与同事或下级相处?

案例:有人在你面前抱怨你的领导该怎么办?

讨论:秘书应当如何发挥自身优势起好协调作用?

(七)办公室5S及办公用品管理

1、整理、整顿、清扫、清洁、修养   

2文件处理流程化

3、办公用品申购、领用             

4维护各类办公设备的正常使用

(八)时间管理及工作统筹技巧

1、时间管理的误区   

2时间管理的原则

目标管理与80/20法则  √缓急轻重的优先管理  √个人时间与领导工作时间计划与安排

3、秘书时间管理小窍门   

4宾客接待与电话处理 

5自我情绪控制与压力管理

(九)访客接待

1、接待客人流程  

2接待重要客户的注意事项  

3来访电话对策

案例分析一、二、三

(十)如何成为上司得力助手

1、优秀秘书的核心竞争力  

2知己知彼:分析上司的特点

3、如何对待不同类型的上司     

4站在下级的位置上思考上级的事

5、与上级相处三大注意事项     

6上司的行程安排

(十一)商务礼仪与职业形象塑造

1、个人形象塑造及礼仪

1)着装的TPO原则;

2)女士着装的要点;

3)男士着装的规范;

4)仪容礼仪规范  

5化妆的礼仪   

6站、坐、行的礼仪规范

7)恰当的肢体语言

2、基本社交礼仪

1)见面介绍的礼仪  

2)问候的礼仪    

3名片的使用

4)日常商务活动中的礼仪规范  

5与工作有关的文体活动中的礼仪规范

3、商务宴请礼仪

1)中餐礼仪

2西餐礼仪 

3自助餐礼仪 

4)餐饮礼仪禁忌

4、电话礼仪

1)接听电话的基本原则; 

2接听电话的几项注意; 

3拨打电话的几大要点。



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